Bet ar neišvengiama, kad būsite nugriautas dėl projekto svarbos?
Ne tuo atveju, jei naudojate geriausius triukus ir vykdote tinkamą strategiją, pritaikytą atsižvelgiant į specifinius ir unikalius įmonės poreikius.
Čia yra 10 projektų valdymo patarimų, kuriuos turi žinoti kiekvienas naujas (ir patyręs) vadovas.
1. Išdėstykite organizacijos lūkesčius
Prieš inicijuodami svarbų projektą, galite padėti įmonei išdėstyti realius lūkesčius, keletą žingsnių, kad komanda užtikrintų projekto įgyvendinimą laiku ir biudžetu. Tokiu būdu organizacija gali užtikrinti tvarų pranašumą prieš konkurentus pramonėje ir įtraukti šią strategiją į ilgalaikį planavimą.
Pagrindinis klausimas yra toks: kaip sužinoti, kas yra realybe pagrįstas lūkestis?
Čia įgyjami jūsų projektų valdymo įgūdžiai, nes dabar galite įgyvendinti įvairius metodus:
- pasamdyti ir išlaikyti reikiamus talentus, turinčius reikiamų įgūdžių
- pasinaudoti technologiniais sprendimais
- eksperimentuoti su naudos realizavimo valdymu
- priimti judrias procedūras (žr. žemiau)
- susieti strategijos parengimą su valdymo vykdymu.
Priklausomai nuo to, kurioje vietoje esate įmonėje, taip pat galėtumėte rekomenduoti „Enterprise Project Management“ arba EPMO. Tai yra centralizuotas verslo įrankis, kuris padeda įveikti atotrūkį tarp strategijos ir įmonės, naudojant įvairius paramos mechanizmus įmonių valdymui ir projektų portfelio valdymui.
2. Apibrėžkite kritinius etapus
Kiekvieną projektą apibūdina akimirkos, judri praktika, kuri ilgainiui atneš galutinį produktą. Nesvarbu, kokio tipo pastangų dirbate, visas dalykas bus maloniai pagrįstas dviem dalykais: pagrindinėmis fazėmis ir paskesnėmis fazėmis.
Pagrindinius etapus sudarys pradžios, planavimo, vykdymo ir uždarymo darbai. Poskyriai - tai smulkmenos, kurias turite suderinti su savo komanda, pradedant nuo klientų poreikių supratimo ir baigiant duomenų kaupimu iki techninių dokumentų rašymo. Tai sėkmingo projekto valdymo personifikacija.
Užrašykite kiekvieną svarbų etapą, nes jis bus efektyvus rodiklis, jei jums ir jūsų komandai pasiseks.
3. Išnagrinėkite tikslesnius projektų taškus
Vienintelis namas gali būti pastatytas, jei yra tvirtas pagrindas. Tas pats pasakytina apie projekto planavimą; kruopščiai neištyręs tikslesnių taškų, tada nepagaminsi patikimo projekto. Kaip ir namas be žvaigždės pamato, jūsų projektas svyruos, paskęs ir neišvengiamai ims skęsti.
Taigi, norint įsitikinti, ar planavimas yra efektyvus, į savo valdymą turite įtraukti šiuos triukus:
- apibrėžti klientų tikslus
- išdėstyti įmonės tikslą
- nustatyti projekto dalyvius
- suprasti, kokie yra jų interesai
- žinoti jų lūkesčius nuo pradžios iki pabaigos.
Dar vienas dalykas: išsami projekto strategija turėtų apimti kiekvieno komandos nario vaidmenis ir atsakomybę. Kuris mus nukreipia į kitą tašką.
4. Nustatykite komandos narių stipriąsias ir silpnąsias puses
Kaip sakoma, jūs esate įmonė, kurią išlaikote. Šis senas posakis galioja net valdymui!
Verslas išgyvena ir klesti demonstruodamas savo darbuotojų stipriąsias puses ir slėpdamas silpnybes. Deleguodami užduotis, užduotis ir atsakomybę turite laikytis tokio paties požiūrio.
Be beisbolo analizės, vadovai prieš žaidimą nustatys, kas ir kuo priešinasi. Uždėkite savo rutulinį dangtelį ir pažiūrėkite, kur Sally inžinierius, kalbininkas Johnny, technikos vedlys Billy ir „Susie the Number Cruncher“ patenka į jūsų planus.
Užuomina: tie slapyvardžiai turėtų pasakyti jums viską, ką reikia žinoti!
5. Palaikykite plačią komunikaciją
Bendravimas, bendravimas, bendravimas. Tai yra profesinis įgūdis, kurio daugeliui trūksta šiandienos ypač konkurencingoje ir nuožmioje darbo rinkoje.
Norėdami valdyti projektą be jokių žagsėjimų, jums reikia efektyvaus bendravimo tarp visų dalyvaujančių šalių: klientų, suinteresuotųjų šalių, komandos narių ir projekto vadovų. Jei ryšių arenoje iškiltų problemų, įvyktų aklųjų išpuoliai, klausimai „Na, tu man to nesakėte!“ arba „Taip, gerai, jūs turėjote man pasakyti!“.
Galų gale ryšių linijos visada turi būti atviros, nuolat naudojamos ir paruoštos naudoti.
Taigi, kaip užtikrinti, kad komunikacija veikia tinkamai? Štai keli patarimai:
- rašykite projekto būklės ataskaitas, laikydami tame pačiame puslapyje visus naujus įvykius
- rengkite bendruosius komunikacijos susitikimus kiekvieno darbo savaitės pradžioje ir pabaigoje
- palaikykite atvirų durų politiką, kad visi, kuriems kyla klausimų ar rūpesčių, galėtų laisvai kalbėti
- atsisakykite „reikia žinoti“ principo, nes tikėtina, kad pamiršite, ką jis sudaro.
Dėl neveiksmingo bendravimo dažnai gali kilti projekto nesėkmių, atidėtas pateikimas ir galbūt viršijamos biudžeto ribos.
Prenumeruoti
Prisijunkite prie mūsų informacinio biuletenio, kad gautumėte nuostabesnio turinio ir gaukite 20% NUOLAIDĄ mūsų karjeros testui!
Prenumeruoti6. Motyvuokite savo komandą
Gero valdymo požymis yra lyderystė.
Kas yra geras vadovavimas? Vieniems - galimybė motyvuoti savo pavaldinius. Tai gali būti sunku pasiekti, nes ne visus motyvuoja tie patys žodžiai, fizinės išraiškos, įmonės tikslai ir idėjos. Jūsų vaidmuo yra atsisakyti visiems tinkamo požiūrio ir pritaikyti savo valdymo stilių kiekvienam laive esančiam asmeniui.
Čia yra keletas svarstytinų idėjų:
- parodykite savo darbuotojams malonumą organizuodami vakarėlius biure, dovanų korteles, konkursus ir žodinį pagyrimą
- pasiūlyti galimybes tobulinti savo įgūdžius ir tobulėti įmonėje
- sąžiningai ir reguliariai bendrauti; darbuotojai nekenčia buvimo tamsoje ir žaidimo dėl spėlionių
- puoselėti ryšius tarp vyresniųjų vadovų ir pradinio lygio darbuotojų
- skatinti savarankiškumą ir suteikti darbuotojams galimybę savarankiškai tvarkytis.
7. Įdarbinkite biudžeto valdymo įgūdžius
Ar jūsų projektas progresuos, pereis į kitą etapą ir bus baigtas? Norite pasakyti „taip“, bet tai priklauso nuo biudžeto.
Žinoma, didelė tarptautinė korporacija turės milžiniškus išteklius projektui įgyvendinti. Tačiau dauguma kompanijų - didelių ir mažų - priveržia diržus ir veikia neribotos sumos dolerių ribose [arba įveskite pasirinktą valiutą čia]. Tai gali padaryti didelį spaudimą projekto vadovui ir sugadinti viską, ką jis iki šiol planavo.
Vis dėlto ar ji turi? Ne. Kol įgyvendinsite šiuos penkis įrankius, galėsite valdyti:
- Visada turi įtakos spontaniškų išpuolių ar netikėtumų kaštai
- suprask, ko iš tikrųjų reikia ir ko nori suinteresuotosios šalys
- užtikrinti, kad visi būtų atsakingi, taip pat informuoti apie bet kokius pokyčius
- sukurti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), kuriais siekiama ilgalaikių tikslų
- prireikus peržiūrėkite, peržiūrėkite ir peržiūrėkite.
Atminkite: jei suvaldysite centus, pasieks doleriai.
8. Laikykite susitikimus organizuotus ir orientuotus
Susitikimą apėmė daugybė neigiamos spaudos. Visiškai sutariama, kad susirinkimas yra laiko švaistymas ir tiems, kurie veda šias mintis, patinka išgirsti, kaip jie kalba ir valandą ar dvi šaukia platybes.
Bet kodėl mesti kūdikį vonios vandeniu? Susitikimas kenkia ne tik verslui; tai yra, kad jis netinkamai naudojamas.
Kaip projekto vadovas, per daug užsiėmęs, kad išsakytų klišes - suteikdamas 110 proc., Pakeisdamas paradigmą ir galvodamas už lango ribų - nori, kad tavo susitikimai būtų nuodugnūs, bet esminiai. Tai taip pat siejasi su ankstesniu klausimu apie bendravimą.
Kiekvieno susitikimo tikslas yra aptarti keletą temų, kurias būtų galima pasiekti išlaikant organizuotumą ir susitelkimą. Pasibaigus šiam 45 minučių susibūrimui, reikėtų užduoti vieną klausimą: ar visi žino, koks buvo šis susitikimas?
9. Naudokite programinės įrangos įrankius
Šuo nebėra geriausias vyro draugas. Tai technologija.
Verslo pasaulis atliko neįtikėtiną darbą, prisitaikydamas prie besikeičiančių sąlygų, tobulindamas skaitmenines priemones ir išnaudodamas šias galimybes, siekdamas maksimizuoti pelną. Be abejo, yra keletas nuokrypių, tačiau dauguma kompanijų, norėdamos atlikti darbą, naudoja naujausią ir geriausią techninę bei programinę įrangą.
Jūs, kaip projekto vadovas, galite tai padaryti ir jūs.
Yra daugybė programinės įrangos, kuri gali papildyti jūsų valdymo stilių. Geriausia programa yra tai, kas sujungia bendradarbiavimą, laiko valdymą, bendravimą, planavimą ir dalijimąsi dokumentais į vieną ekosistemą.
Nežinote, ką naudoti? Čia yra keletas biudžetą tausojančių pasiūlymų (nemokamų su galimybe atnaujinti) ir teikia daugybę programinės įrangos pranašumų:
- Trello
- Lėtai
- Bazinė stovyklavietė
- Wrike
- Podio
10. Baigę atlikite apžvalgą
Galų gale svarbu atlikti išsamią projekto apžvalgą. Mes ne tik kalbame apie galutinio produkto suvokimą ir užtikrinimą, kad kiekvienas tikslas, poreikis ir užduotis būtų įvykdyti. Vietoj to, turėsite išnagrinėti kiekvieną etapą, įvertinti kiekvieną poskyrį ir apžvelgti savo projekto valdymo įgūdžius (ar jie buvo geriausi, kokie jie gali būti, ar yra dar ką tobulinti?).
Peržiūrėję pradžią, planavimą, vykdymą ir uždarymą galite kažką pagerinti, išlaikyti jo efektyvumą arba nustatyti geriausią veiksmų eigą.
Ir žinai ką? Tai geriausia jų visų mokymosi priemonė.
Ekspertai projektų vadovus prilygino klasikiniams dirigentams. Orkestro vadovas vadovauja kiekvienam smuikininkui, violončelininkui ir trombonui, kad jis atliktų ir atliktų kiekvieną natos detaliu balu. Projekto vadovas turės ant savo pečių pasaulio svorį, tačiau būtent tokio tipo spaudimas padarys karjerą ar sugadins ją.
Ar būsi panašus į Ikarą ir pakilsi į dangų tik tam, kad pamatytum savo sparnus dėl saulės? Arba modeliuosite save kaip Nike, graikų deivę, ir būsite sėkmės personifikacija?
Kokiais dar projektų valdymo patarimais norėtumėte pasidalinti su mumis? Prisijunkite prie pokalbio žemiau!
