Kaip tapti „Office“ vadovu

Pastaraisiais metais biurų vadovų prašymai auga, nes didelėms įmonėms reikia aukštos kvalifikacijos asmenų, kurie rūpintųsi biuro produktyvumu ir kasdienėmis pareigomis. Šis karjeros kelias reikalauja asmenybės, kuriai didelis dėmesys skiriamas detalėms, organizaciniams įgūdžiams, o svarbiausia - maloniam charakteriui, kuris privers bet kurį pasijusti laukiamam.

Jei tai atrodo jums ir jums patinka būti artimu asmeniu bet kurioje situacijoje, skaitykite toliau, kad sužinotumėte, ką šis vaidmuo iš tikrųjų reiškia ir kaip galite sukurti idealų biuro vadovo CV.

1. Ištirkite profesiją

Jei norite tęsti šios profesijos karjerą, svarbu išsiaiškinti, kokie bus jūsų įsipareigojimai ir kokioje darbo aplinkoje atsidursite, taip pat, jei turite tai, ko reikia

Darbo aprašymas

Biuro vadovo pareigos labai skiriasi, tačiau jie daugiausia atsakingi už biuro darbuotojų darbo organizavimą ir priežiūrą. Jie užtikrina, kad viskas vyksta sklandžiai, įskaitant patalpų švarą, biuro atsargų kiekį ir pardavėjų renginių bei metinių susitikimų planavimą.

Be daugelio kitų užduočių, biuro vadovai paprastai yra atsakingi už:

  • Organizuokite ir prižiūrėkite įmonės kalendorius, kurie apims susitikimų planavimą vykdomojo lygio darbuotojams, taip pat kalendorinius renginius visam biurui.
  • Korespondencijos, įskaitant paštą ir svarbius paketus, organizavimas ir tvarkymas biure ir iš jo. Tai taip pat apims trūkstamų siuntinių ar skundų nagrinėjimą biuro personalo vardu.
  • Koordinuoti verslo vadovų transporto ir apgyvendinimo tvarką, susijusią su bet kokiomis su darbu susijusiomis kelionėmis.
  • Kanceliarinių prekių atsargų ir biuro baldų išlaikymas.
  • Prižiūri ir stebi administracinės komandos, įskaitant sekretorius ir kanceliarijos darbuotojus, darbą. Pasiūlyti patarimus ir prireikus pavesti užduotis.
  • Biuro pirkimų biudžetų tvarkymas, įtraukiant bet ką iš stacionarių, kavos ir arbatos, priežiūros ir IT išlaidų.
  • Pagalba rengiant ir vykdant valdybos posėdžius, įskaitant darbotvarkių sudarymą ir paskirstymą, taip pat protokolų sudarymas.
  • Tvarkykite popierinę ir internetinę bylų sistemą, kad įsitikintumėte, jog visi dokumentai išsaugoti teisingai.
  • Procedūrų kūrimas ir naujų sistemų diegimas visiems darbuotojams.
  • Padėti naujiems darbuotojams įsikurti ir vykdyti dalį įvado suteikiant jiems įrangą, reikalingą jų darbui atlikti.
  • Organizuokite reguliarius elektros įrangos bandymus.
  • Koordinavimo ir planavimo renginiai visai įmonei, tokie kaip kalėdiniai vakarėliai, metiniai baliai ir kt
  • Paruošti pristatymai ar laiškai vadovams ir vadovams įmonėje.

Esminiai įgūdžiai ir savybės

Norint būti sėkmingu biuro vadovu, reikia turėti tam tikrų įgūdžių ir savybių. Paprastai jie apima:

  • Bendravimo įgūdžiai: kadangi jums teks bendrauti su daugybe žmonių nuo bendradarbių iki vyresniosios vadovybės, klientų ir tiekėjų, turėsite sugebėti efektyviai bendrauti.
  • Dėmesys detalėms: jūs turėtumėte mokėti viską išanalizuoti ir įsitikinti, kad nepadarote neatsargių klaidų. Dirbant su svarbiomis ataskaitomis ir dokumentais, svarbiausia atkreipti dėmesį į detales.
  • Lyderystės įgūdžiai: jums teks koordinuoti administracinę komandą, kad galėtumėte deleguoti ir vadovauti, jums reikės pagrindinių vadovavimo įgūdžių.
  • Analitiniai įgūdžiai: jūs būsite atsakingi už biudžetus ir priežiūrą, o tai reiškia, kad turėtumėte mokėti nuspręsti, kur įmonė perdirba ir ką galite padaryti, kad sumažintumėte išlaidas ir sutaupytumėte pinigų.
  • Organizaciniai gebėjimai: turėsite pereiti nuo daugelio skirtingų užduočių ir sugebėti viską suderinti, atlikdami užduotis.
  • IT įgūdžiai: turėsite turėti puikių žinių ir praktikos naudotis „Microsoft Office Suite“ ir „Outlook“.
  • Tarpasmeniniai įgūdžiai: biuro vadovas turėtų sugebėti be vargo bendrauti tarp visų gyvenimo sričių žmonių, jie turi būti prieinami ir draugiški.
  • Laiko valdymo įgūdžiai: būdami biuro vadovu ne tik tvarkysite savo, bet ir kitų tvarkaraštį, todėl jums reikia puikaus laiko valdymo. Turėtumėte mokėti pagal savo dienos tvarkaraštį ir laiku atlikti užduotis.
  • Problemų sprendimo įgūdžiai: būdami atsakingi už sklandų biuro darbą, turėsite sugebėti mąstyti ant kojų ir greitai surasti sprendimus!

Darbo laikas ir sąlygos

Jei norite nustatyti 9–5 valandas, ši registratūros profesija yra ideali jums! Paprastai dirbsite 35–40 valandų savaitę, įskaitant vienos valandos pietų pertrauką. Bus atvejų, kai gali tekti atlikti viršvalandžius, tačiau tai priklausys nuo organizacijos, kurioje dirbsite. Svarbu išlikti lanksčiam paskutinės minutės ekstremalios situacijos atveju, kad būsite atsakingas už tvarkymą. Galų gale, jūs esate tiesioginis asmuo biure!

Atlyginimo perspektyvos

Kaip ir bet kurio kito darbo vaidmens atveju, atlyginimas įvairiose įmonėse priklausys nuo ankstesnės patirties, kvalifikacijos ir vietos. Tačiau vidutinis atlyginimas, remiantis „PayScale“, JAV yra 46 156 USD ir 24 327 GBP Jungtinėje Karalystėje. Aišku, bus galimybių tobulėti, kai būsite labiau patyrę atlikdami savo pareigas ir tikėsitės atlyginimo padidėjimo kiekvienais metais.

2. Gaukite kvalifikaciją

Norėdami dirbti biuro vadovo pareigas, jums reikės bent jau vidurinės mokyklos diplomo, įskaitant A lygio matematiką, anglų kalbą ir verslą. Paprastai patariama įgyti verslo studijų, verslo administravimo, apskaitos ar žmogiškųjų išteklių vadybos bakalauro laipsnį ar jam prilygintą išsilavinimą, kuris duos aiškų vaizdą apie tai, kaip organizacija veiks kaip visuma.

Arba galite užpildyti valdymo pažymėjimus; Tarptautinė pastatų tvarkymo asociacija siūlo CFM (sertifikuotą pastato valdytoją) tiems, kurie norėtų tapti valdytojais. Jei nuspręsite tapti aktyviu nariu, turėsite kas trejus metus išlaikyti egzaminą ir mokytis.

3. Nusileiskite savo pirmajam darbui

Neturėdamas kelerių metų patirties dirbdamas administravimo srityje pagal savo diržą, labai mažai tikėtina, kad pateksite tiesiai į biuro vadovo pareigas. Vietoj to, jūs turite turėti patikrintą laiko valdymo, vadovavimo įgūdžių ir bendrų pareigų biure patirtį - tai visi pagrindiniai idealaus biuro vadovo gyvenimo aprašymo komponentai.

Stažuotė būtų geras atspirties taškas ieškančiam darbo, ieškančiam pareigų be jokio aukštojo išsilavinimo. Tai leis įgyti praktinės darbo patirties biuro aplinkoje ir greičiausiai lems visą darbo dieną.

Taip pat galite kreiptis dėl administracijos padėjėjo vaidmenų, kai padėsite biuro vadovui atlikti kasdienes užduotis, leidžiančias kilti karjeros laiptais jūsų organizacijoje.

4. Plėtokite savo karjerą

Norėdami tapti biuro vadybininku, greičiausiai, jau įgiję kelerių metų patirtį savo susijusioje srityje, prieš keldamiesi į vadovo lygį.

Tačiau kai esate tokioje padėtyje, vis dar yra galimybių toliau augti. Galėtumėte prisiimti daugiau atsakomybės ir valdyti didesnę komandą, papildomą biurą ar dirbti aukštesnio lygio pareigas. Pvz., Galite pereiti nuo turinio komandos valdymo prie viso rinkodaros skyriaus.

Jei manote, kad turite tai, ko reikia norint efektyviai valdyti komandą ir realiai prisidėti prie biuro bei procesų, tuomet biuro vadovo karjera yra ideali vieta jums. Matysite ne tik fizinius sunkaus darbo rezultatus, bet ir užmegzsit reikšmingus santykius.

Ar jūs esate administracinis padėjėjas, norintis tapti biuro vadovu? Jei taip, praneškite mums, kokių priemonių imatės siekdami savo tikslų, žemiau esančiame skyriuje.

Palikite Komentarą

Please enter your comment!
Please enter your name here