Išskyrus nė vieną iš šių atvejų. Tiesą sakant, tinkamai paruošus ir nurodant, minučių gavimas iš tikrųjų yra gana paprastas procesas, todėl mes sukūrėme greitą ir patogų vadovą, kuriame išsamiau aprašomi tikslesni punktai, kad tai įrodytume.
Taigi, kai kitą kartą jūsų viršininkas paskirs jus raštininko pareigoms, giliai įkvėpkite ir nepanikuokite; tai kaip efektyviai ir rezultatyviai panaudoti susitikimo minutes.
1. Neikite į aklą
Kaip ir visais atvejais, rašyti minutėmis yra daug lengviau, jei prieš tai kruopščiai pasiruošėte. Iš anksto žinodami, kas dalyvaus posėdyje, kokia bus darbotvarkė ir reikalingas išsamumo lygis, padėsite padaryti jūsų darbą daug aiškesnį.
Kai tik jums bus paskirta pareiga, turėtumėte praleisti penkias minutes su savo viršininku, kad gautumėte visą šią informaciją prieš dokumentuodami. Greičiausias ir veiksmingiausias būdas tai padaryti yra susitikimų protokolų šablono naudojimas - patogus įrankis, užtikrinantis, kad negaišite laiko kurdami formatą nuo nulio. Tokiu būdu, kai reikės užsirašinėti, viskas bus jau tvarkingai sutvarkyta ir paruošta darbui.
Jei jūsų įmonė yra ypač patyrusi technologijų srityje, netgi galite nusiųsti šablono dokumentą į debesį, leisdami dalyviams pridėti savo vardą į sąrašą ir pasiūlyti savo darbotvarkės temas. Vis dėlto jūsų organizacija mėgsta žaisti dalykus, šablonas yra lankstus ir paprastas būdas visiems dirbti.
2. Žinokite, ką reikia patvirtinti dokumentais
Daugeliu atvejų, ypač aukšto lygio įmonių susirinkimuose, kurių darbotvarkėje gali būti balsų ar pasiūlymų, jūsų rengiami protokolai yra oficialus, teisiškai priimtinas dokumentas. Pvz., Jei direktorių valdyba priima sprendimą, tada skaidrumo sumetimais svarbu, kad nedalyvaujantys (bet turintys įmonės interesą) žinotų, kodėl toks sprendimas buvo priimtas.
Ir atvirkščiai, jei tai paprastas komandos susitikimas, kuris paprastai būna neoficialus, jums gali nereikėti būti taip griežtam dėl smulkmenų. Bet kuriuo atveju į tipišką juodraštį bus įtraukta:
- susitikimo data ir laikas
- pilnas dalyvių sąrašas (taip pat pakviesti dalyviai, kurie negalėjo jo sudaryti, paprastai žymimi terminu „apgailestauja“)
- visi ankstesnio posėdžio protokolų pakeitimai ar pataisymai (jei taikoma)
- iš anksto nustatytų darbotvarkės temų (jei jos pateiktos) sąrašas ir veiksmai, kurių reikia imtis šiomis temomis, įskaitant tai, kas už jas bus atsakingas
- bet kokie balsavimo rezultatai (įskaitant atitikimą) arba priimti pasiūlymai arba atmesti pasiūlymai (dar kartą, jei taikoma)
- bet kokie nauji susitikimo metu iškelti klausimai ar klausimai, kurie nebuvo įtraukti į suderintą darbotvarkę
- bet kokia kito susitikimo informacija (pvz., data ir vieta).
Kaip minėta ankstesniame pranešime, keletą iš šių punktų galima pabaigti iki susitikimo pradžios, todėl pabandykite padaryti kiek įmanoma daugiau kojų, kaip galite iš anksto.
3. Paimkite susitikimo protokolą
Tiesą sakant, pačių minučių rašymas yra tai, kas labiausiai gąsdina; turite dirbti greitai, efektyviai ir kuo mažiau trikdydami patį susitikimą, o tai yra administraciniai įgūdžiai, kuriems įsisavinti gali prireikti šiek tiek laiko.
Vis dėlto svarbu atsiminti, kad pastabos, kurias pasiėmėte vykstant susitikimui, yra tik juodraštis; gausite galimybę juos sutvarkyti ir priversti juos vėliau atrodyti profesionaliai. Todėl, jei turite naudoti kokią nors šifravimo formą, kad viską supjaustytumėte, arba jei jaučiatės patogiau, darydami užrašus ant nešiojamojo kompiuterio ar planšetinio kompiuterio, taip ir būkite (tik įsitikinkite, kad galėtumėte išversti vėliau!)
Žemiau yra keletas svarbių dalykų, kuriuos reikia atsiminti.
- Nemėginkite išrašyti pokalbio žodžiu; tai ne tik praktiškai neįmanoma, bet ir nereikalinga (nors protokolai yra teisinis dokumentas, patys posėdžiai nėra teismo procesas). Geriau pabandykite apibendrinti sprendimus ir veiksmus.
- Nors nenorite pertraukti kas penkias minutes, žinokite, kad visiškai tinkama reikalauti paaiškinimo tam tikrais klausimais (juo labiau jei tai neoficialus susitikimas).
- Jei tikrai stengiatės, atneškite diktofoną ar mobilųjį telefoną, kad galėtumėte įrašyti susitikimą (ne tiek tiesioginio nuorašo sudarymo, kiek vėliau paaiškinimo tikslais). Vis dėlto, jei ketinate tai padaryti, jūs turite visiems kambario dalyviams iš pradžių pranešti, kad bylos nagrinėjimas yra užfiksuotas.
4. Parašykite viską aukštyn
Kaip minėta aukščiau, susitikimo metu užrašytos pastabos yra skirtos jums; tada turėsite juos nupoliruoti, kad jie būtų paruošti paskirstymui.
Gera idėja tai padaryti iškart po susitikimo, kai viskas dar šviežia mintyse. Atminkite, kad, nors bendra idėja yra rašyti profesionaliu, korporatyviniu stiliumi, svarbiausia yra tai, kad jūsų formuluotė būtų aiški ir nepaliktų abejonių dėl to, kas buvo nuspręsta ir kokia yra to pasekmė.
Peržiūrėkite šiuos naudingus patarimus.
- Kur įmanoma, nesitikėkite tik, kad „valdyba nusprendė imtis veiksmų X“. Pabandykite įtraukti ir trumpą pastraipą, kurioje glaustai paaiškinama, kodėl valdyba nusprendė imtis šių veiksmų. Jei prieš tam tikrą veiksmą ar pasiūlymą vyko ilgos diskusijos, pabandykite įtraukti pagrindinius abiejų šalių pateiktus argumentus.
- Įsitikinkite, kad įrašote tik faktus, o ne savo nuomonę ar subjektyvų jų vertinimą. Rašykite aiškiai ir aiškiai, neminėdami savo asmeninių pastebėjimų.
- Nenurodykite žmonėms vardo, išskyrus atvejus, kai aptariate judesių ar sekundžių rezultatą.
- Įsitikinkite, kad per visą laiką laikotės toje pačioje įtampoje (įprasta, kad minutės pateikiamos praeityje, bet taip pat priimtina, kad jos būtų rašomos dabartyje). Nemėginkite savęs čia supainioti; tiesiog turėk viską paprastą.
- Įsitikinkite, kad visi minimi papildomi išorės dokumentai, jei įmanoma, pridedami kaip priedas (ir tokiu būdu vadinami, pavyzdžiui, „sutarties sutartis (žr. B priedą)“).
- Nors tai savaime suprantama, įsitikinkite, kad prieš platindami jį visiems skyriaus darbuotojams, jūs perskaitėte ir patikrinate galutinį produktą.
5. Įsitikinkite, kad visi gauna kopiją
Kaip paskirtas minutės dalyvis, jūsų pareigos tuo nesibaigia; taip pat turite įsitikinti, kad protokolai lengvai ir lengvai prieinami tiems, kuriems jų reikia, paprastai per jūsų įmonės vidinį intraneto sistemą ar el. pašto grandinę. Jūs taip pat nenorite, kad vėliau viskas būtų pakeista, todėl įsitikinkite, kad nustatėte redagavimo apribojimus arba, dar geriau, įkelkite jį kaip PDF.
Taip pat, kaip jau minėta, kai kuriuos ankstesnio posėdžio protokolus kartais reikia pakeisti kito posėdžio pradžioje. Sudarius protokolus, juos reikia tinkamai įregistruoti, kad būtų galima juos naudoti ateityje (paprastai skaitmeniniu būdu, tačiau kai kurios įmonės taip pat gali norėti saugoti organizuotas popierines kopijas). Nepaisant to, kad prižiūrėti ir atnaujinti šiuos failus gali būti jūsų atsakomybė (tikriausiai tai tvarkys biuro vadybininkas), įsitikinkite, kad žinote, kaip greitai ir teisingai pateikti savo failus.
Ir tai beveik viskas. Kaip matote, minutės trukmė yra daug mažiau bauginanti perspektyva, nei daugelis iš jų daro; tiesiog reikia tam tikro kruopštumo ir išankstinio planavimo jūsų vardu.
Greičiausiai sukursite savo sistemą, leidžiančią greitai sutvarkyti reikalus, tačiau tuo tarpu tai tikrai nėra kažkas, dėl ko turėtumėte jaudintis; tiesiog laikykitės šių patarimų, o likusieji ateis lengvai.
Ar turite kokių nors kitų patarimų, kaip skirti minutėlę? Praneškite mums komentarų skiltyje žemiau!
